Las empresas que se encuentran activas en el mercado deben de llevar registros contables con el objetivo de proporcionar información financiera. Entre ellos se encuentra el balance de comprobación de una empresa. En este artículo se explica en qué consiste y qué utilidad tiene.
Descifrando un balance de comprobación de una empresa
Este instrumento contable se utiliza para poder establecer el resumen del estado financiero de la empresa y de las diversas operaciones que se han efectuado en un determinado periodo de tiempo. Permite controlar los movimientos económicos de la compañía y es una forma de dar información a usuarios externos, como pueden ser entidades financieras en caso de necesitar avales para empresas.
El balance de comprobación de una empresa está regulado mediante el artículo número 28 del Código de Comercio (RD del 22 de agosto de 1885). En España la ley obliga a efectuarlo cada tres meses y debe de ser incluido en el libro de inventarios.
Para poderlo desarrollar es importante que contenga una serie de datos como:
- El nombre de la compañía o la razón social.
- El balance de sumas y saldos de manera específica.
- La fecha o el periodo de tiempo.
- El número de folio o código, así como el nombre de cada cuenta.
- La cifra total de saldo deudor y acreedor.
¿Para qué sirve?
Las funciones de este tipo de balance son varias. Por un lado, refleja la contabilidad de la empresa y por el otro sirve de base para poder preparar las cuentas anuales y verificar que todo está en orden.
Esto es debido a que permite comprobar que no existen asientos descuadrados dentro de la contabilidad de la organización. También se revisan las fichas del Libro Mayor, lo que garantiza un mayor control. Por tanto, se puede decir que el objetivo principal de este balance es que no haya errores en los saldos de los libros de cuentas.
¿Cómo se lleva a cabo?
Como se ha visto, este balance se lleva a cabo por periodos trimestrales. Puede ser elaborado de dos formas:
Mediante totales. Mediante el registro de los diferentes movimientos producidos durante un determinado periodo de tiempo en el Libro Mayor. Posteriormente, se formula el balance colocando los nombres de cuentas, así como los totales y los abonos. Una vez efectuada la suma de los cargos y abonos, el resultado que se obtiene debe de ser igual en ambos lados.
Mediante saldos. A través de este método se puede obtener el saldo de cada una de las cuentas. El saldo viene por la diferencia entre el Debe y el Haber o el deudor y el acreedor. Es necesario que la suma en las cuentas del saldo deudor sea igual a las que presentan las cuentas del saldo acreedor.
Para efectuar un buen balance es relevante que los datos de la contabilidad coincidan con el Libro Diario del negocio. En caso de que el balance no cuadre, puede haber un error en algunos de los asientos del Libro Diario o bien error al hacer el balance.
Principales diferencias con otros balances
Hay que saber que no se puede confundir con el balance de situación. En este se reflejan los diferentes bienes, derechos y obligaciones de la compañía, representando su situación patrimonial en todo momento. Esto permite poder efectuar comparaciones entre ejercicios anteriores. En cambio, en el balance de situación el saldo positivo o negativo de cada cuenta variará en función de si es deudora o acreedora.
Un balance de comprobación en la empresa permite informar en todo momento del estado financiero de la compañía y poder acceder a la financiación necesaria para el buen desarrollo de la empresa.
